sexta-feira, 3 de junho de 2011

O impacto dos aspectos organizacionais no gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma disciplina pervasiva que virtualmente se estende para toda a empresa. Deste modo existem algumas questões no nível organizacional que precisam ser consideradas pelo gerente de projeto.


Estilos e culturas organizacionais

O gerente de projeto deve observar os aspectos culturais e os estilos de cada empresa que estiver atuando, principalmente suas visões, valores, crenças e expectativas, para que o exercício da sua liderança seja efetivo e problemas decorrentes de choques culturais sejam evitados. Outras questões, não menos importantes, que devem ser consideradas são a ética no trabalho, visão das relações de autoridade, as normas, políticas, métodos e procedimentos. 

Para exemplificar, imagine um projeto que deverá ser realizado em um país em que é comum contratar parentes. A empresa encara isso como parte da cultura organizacional. Desta forma o gerente do projeto deve entender que parentes podem fazer parte da equipe, sem ocasionar um possível nepotismo.

Ativos de processos organizacionais

São considerados todos os ativos relacionados ao projeto que permeiam a organização ou demais organizações envolvidas, podendo ser utilizados para o sucesso do projeto. 

A primeira categoria é formada pelos processos e procedimentos de uma organização, a exemplo:
  • Diretrizes padronizadas, instrução de trabalho; 
  • Modelos de documentos (estrutura analítica do projeto, diagrama de rede, matriz de riscos, contrato, etc);
  • Requisitos de comunicação da organização;
  • Diretrizes de encerramento do projeto;
  • Procedimentos de controle financeiro;
  • Procedimentos de controle de mudanças;
  • Etc.
Além dos processos e procedimentos também são considerados ativos de processos organizacionais a própria base de conhecimento corporativa. Nela se pode encontrar as lições aprendidas e informações históricas de outros projetos. Estão incluídos também os bancos de dados para gerenciamento de configuração, contendo as versões e linhas de base de procedimentos e políticas, e os próprios arquivos do projeto como linha de base de escopo, custo, cronograma, medição de desempenho, registros de riscos, etc.

Estrutura organizacional

Outro ponto que tem bastante influência no gerenciamento de projetos está relacionado às estruturas organizacionais das empresas. De acordo com o PMBOK® a organização é dividida em três tipos, conforme abaixo:
  • Funcional - Estrutura clássica, muito comum na indústria, em que o trabalho é separado por área e a hierarquia é predominante. O gerente de projeto tem pouca autoridade e papel é restrito dentro do projeto. Os gerentes funcionais são responsáveis por endereçar questões como alocação e desempenho de seus funcionários, além de controlar o orçamento do projeto.
  • Matricial - Estrutura intermediária entre a funcional e a projetizada em que o gerente de projetos tem autoridade limitada e algumas responsabilidade são compartilhadas entre os gerente funcionais. As organizações com este tipo de estrutura ainda podem ser divididas em matriz fraca, matriz balanceada e matriz forte. 
  • Projetizada - Estrutura orientada a projetos em que o trabalho é agrupado não por áreas mas por projetos. Este tipo de estrutura permite mais empowerment e diversidade entre as pessoas que fazem parte da equipe, ou seja, pessoas de diversas áreas são alocadas exclusivamente para o projeto. Uma forte desvantagem neste tipo de estrutura é que a equipe do projeto fica "sem casa" após a conclusão do projeto. Em compensação o gerente de projeto tem autoridade alta a quase total, controlando os recursos e orçamento do projeto. 
Falarei com mais detalhes sobre as estruturas organizacionais em uma postagem específica.

Portanto, para que o gerente de projetos tenha sucesso no seu esforço, ele deve atentar a todos os aspectos da organização, não se limitando somente a atualização dos ativos de processos organizacionais. Ele também deve considerar as culturas e estilos de diferentes empresas, assim como o tipo de estrutura utilizado no ambiente em que ocorre o projeto.

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